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Módulos

Modulos para la Gestión Administrativa

Matricula
01

Proyección de cupos

02

Publicación disponibilidad de cupos

03

Prematrícula - Procesos de inscripción para Estudiantes nuevos

04

Matrícula - Procesos de Continuidad Estudiantes para antiguos


05

Estadística de la continuidad de estudiantes

06

Matrícula Administrativa Virtual

07

Matrícula Administrativa Presencial

08

Matrícula por Promoción Anticipada


09

Matrícula Parcial y Abreviada

10

Matrícula Masiva para estudiantes promovidos

11

Matrícula Masiva para estudiantes No promovidos


12

PROCESOS DE LA MATRÍCULA


Ver Contenidos

a)

Grado

b)

Reasignación de grupos por solicitud directa o caso específico

c)

Consulta y filtro de las matrículas efectuadas

  • -Por fecha de Matrícula
  • -Por tipo de matrícula efectuada
  • -Consulta de estudiantes matriculados en Base de datos
  • -Renovación de Matrícula para estudiante antiguo formato S.E.M.
  • -Paralelo de novades de estudiantes SIMAT - SYGESCOL
  • -Cosulta del estado actual de la matrícula
d)

Control de paz y salvos

  • -Asignación de responsabilidades a Rol específico
  • -Acceso del funcionario para registrar pendientes

13

CONTROL DE PAGOS

Ver Contenidos

a)

Definición de rubros de pagaduria

b)

Registro de cuentas bancarias

c)

Costos Educativos según Sisben

d)

Relación de Rubros


e)

Consulta de Rubros por Grado/Grupo

f)

Configuración de Tickets para pagos

g)

Generador y Editor de tickets para pagos

14

ADMINISTRACIÓN DE LA MATRÍCULA


Ver Contenidos
a)

Denegación de cupos para estudiantes antiguos

b)

Procesos de admisión de Psicorientación para estudiantes nuevos

c)

Ajuste de la matrícula por cambio de estado académico

d)

Cambio de grado dentro del mismo año lectivo

e)

Cambio de modalidad a N.E.E.

f)

Cambio de modalidad a CICLOS

g)

Cambio de modalidad a Aceleración del Aprendizaje

h)

Autorización de homologación de calificaciones por matrícula extraordinaria

i)

Registro de firmas digitales del personal de estudiantes y acudientes

j)

Registro fotográfico del personal de estudiantes y docentes

k)

Definición de fechas y administración de la matrícula

l)

Edición Parcial de la Matrícula

m)

Edición Total de la Matrícula

n)

Generador automático del anexo 6A

o)

Generador automático del anexo 2A

p)

Relación estudiantes inscritos que no han sido matriculados en el sistema

15

TIPOS DE MATRÍCULAS - MODELO EDUCATIVO TRADICIONAL


Ver Contenidos

a)

Matrícula desde Secretaría Académica individualizada

b)

Matrícula Administrativa con inscripción previa

c)

Matrícula Parcial presencial - Datos mínimos

d)

Matrícula por promoción estudiante promovido


e)

Matrícula por promoción estudiante No promovido

f)

Matrícula presencial con sistema biométrico

g)

Matricula Administrativa Masiva

h)

Matriculas de Promoción Anticipada (por méritos / para reprobados)

  • -Informe de candidatos para la promoción
  • -Informe de candidatos calificados para la la promoción
  • -Proceso del cambio de grado

i)

Matrícula No presencial Tipo 1 - con Pin de la SEM

j)

Matrícula No presencial Tipo 2 - con publicacion de disponibilidad

k)

Matrícula No presencial Tipo 3 - con control de jornadas


16

MATRÍCULA EXTRAORDINARIA


Ver Contenidos

a)

Configuración de fechas para la matrícula extraoridinaria

b)

Autorización para homologación de calificaciones periodos vencidos

c)

Ingreso administrativo de calificaciones para la matrícula extraordinaria

d)

Informe de estudiantes con matrícula extraordinaria


17

TIPOS DE MATRÍCULAS - MODELO EDUCATIVO CICLOS


Ver Contenidos

a)

Matrícula Administrativa con inscripción previa

b)

Matrícula para estudiantes CICLOS I al VI

c)

Matrícula para estudiantes promovidos de CICLO V a CICLO VI

d)

Matrícula para estudiantes CICLOS V y VI - NO promovidos


e)

Matrícula Administrativa con inscripción previa

f)

Matrículas para estudiantes del Programa P.F.C. (Escuelas Normales)


18

TIPOS DE MATRÍCULAS - MODELOS FLEXIBLES

Ver Contenidos

a)

Parametros para matrículas en el modelo Aceleración del Aprendizaje

b)

Parametros para matrículas en el modelo Escuela Nueva

c)

Parametros para matrículas en el modelo Necesidades Educativas E.

d)

Parametros para modelo (PFC) Programa Formación Complementaria


19

PROCESOS PARA MATRICULAS DEL PROGRAMA P.F.C.


Ver Contenidos

a

Asignación de cupos a estudiantes nuevos y antiguos

b

Inscripciones en Línea por parte del estudiante

c

Auditoría de pagos para autorización de matrículas desde el Rol Pagaduría

d

Registro de asignaturas para su matrícula administrativa


e

Matrícula Administrativa para estudiante antiguo

f

Verificación de las matrículas efectuadas en cada uno los programas

g

Relación de estudiantes inscritos

h

Homologación de calificaciones


i

Consulta del Registro Académico

j

Consulta de documentos anexos desde la inscripción

k

Calendario virtual de solicitudes de cupo


20

CONFIGURACION DEL SISTEMA


Ver Contenidos

a)

Personalización de los datos Oficiales Institucionales

b)

Registro de las sedes asignadas a la Institución Educativa

c)

Organización de las sedes por jornadas

d)

Organización de los grados por sedes y jornadas


e)

Organización de los grados por grupos y aulas

f)

Registro en la Base de Datos del personal administrativo

g)

Registro de Firmas digitales del Personal Directivo, docente y administrativo

h)

Registro de firmas autorizadas para los documentos legales


i)

Parametrización de requisitos de matrícula

j)

Control de rango de edades para la aceptación de la matrícula

k)

Registro de especialidades, técnicas y profundización de la I.E.

l)

Parametrización para la filiatura de libros


m)

Envio de mensajes emergentes

n)

Asignación código de barras a reportes y documentos

o)

Configuración y control de recursos institucionales

p)

Configuracion y diseño del carnet estudiantil


q)

Registro de descriptores generales para comportamiento

r)

Registro de descriptores generales por desempeño nacional

s)

Registro de descriptores generales para el informe final

t)

Asignación y control de tareas a realizar por perfiles


21

TABLAS BÁSICAS


Ver Contenidos

a)

Definir para el sistema tipo de documento

b)

Definir para el sistema tipo de parentesco

c)

Definir para el sistema tipo de discapacidad

d)

Definir para el sistema tipo de vinculación laboral


e)

Definir para el sistema tipo de discapacidad

f)

Definir para el sistema la lista de profesiones

g)

Definir para el sistema tipo de capacidad excepcional

h)

Definir para el sistema tipo de modalidad técnica


i)

Definir para el sistema grado de escalfón

j)

Definir para el sistema tipos de estado académico

k)

Definir para el sistema la lista de las EPS y ARL

l)

Definir para el sistema los diferentes medios de transporte


m)

Definir para el sistema los tipo de Metodogías y Especialidad

n)

Definir para el sistema los tipos de profundización y énfasis

o)

Definir para el sistema los factores RH

p)

Definir para el sistema los tipos de licenciaturas


22

PERSONALIZAR EN EL SISTEMA DATOS PARA:


Ver Contenidos

a)

Actas de grado

b)

Banco de áreas para el plan de estudios

c)

Banco de asignaturas para el plan de estudios

d)

Formatos de Encabezado y Pie de página


e)

Estructura de datos para el Observador del alumno

f)

Estructura de datos para los documentos legales

g)

Parámetros para entidades destino de las constancias

h)

Control de consecutivos para certificados y constancias


i)

Control de intérvalos para informes Familias en Acción

j)

Control de tipos de faltas para el Obs. Alumno

k)

Control de correctivos y sanciones para el Obs. Alumno


23

SISTEMATIZACIÓN DATOS DE AÑOS ANTERIORES


Ver Contenidos

a)

Parametrización del Módulo

b)

Años, Sedes, Jornadas, Grados

c)

Áreas, Asignaturas, Sistema de valoración

d)

Estudiantes


e)

Registro de Calificaciones, Recuperaciones, Nivelaciones

f)

Registro de Calificaciones, Recuperaciones, Nivelaciones

g)

Configuracion datos para el cuerpo del certificado

h)

Carga masiva de información


24

GENERADOR AUTOMÁTICO DE ACTAS PARA REUNIONES


Ver Contenidos

a)

Actas de compromiso de la empresa sistematizadora

b)

Actas de reuniones realizadas en la Institución Educativa

c)

Estructura del acta - Tipo de Acta

d)

Previsualizar, descargar, eliminar, editar el acta


e)

Cargar firmas electrónicas al acta

f)

Enviar acta a los correos electrónicos registrados

g)

Adendas que modifican las actas


25

SISTEMA BIOMÉTRICO


Ver Contenidos

a)

Parámetros de configuración del sistema biométrico

b)

Validación S.M.S. para los tipos de Inasistencia

c)

Seguimiento y control de los mensajes enviados S.M.S.

d)

Instalación del Sistema Biométrico con algoritmo SYGESCOL


e)

Instalador de controladores de dispositivos de enrolamiento

f)

Credenciales de acceso al sistema biométrico

g)

Auditoria general del registro de huellas, firmas y fotos

h)

Relación de estudiantes no enrolados en el sistema


i)

Consulta total de estudiantes CON registro biométrico

j)

Consulta total de estudiantes SIN registro biométrico

k)

Permisos de acceso por Roles a los módulos de biometría

l)

Consulta total de estudiantes con novedad sin registro biométrico


m)

Eliminación de registros biométricos

n)

Relación de llegadas tarde a la I.E. y citación de acudientes

o)

Auditoria de registro y enrolamiento de estudiantes

p)

Auditoria de registro y enrolamiento de acudientes

q)

Registro de Firmas digitales (Estudiante, Acudiente, Padre y Madre


26

CONSULTA DE ESTUDIANTES


Ver Contenidos

a)

Consulta individual de estudiantes

b)

Consulta de datos actualizados del estudiante

c)

Consulta de estudiantes con doble registro en B.D.

d)

Reporte de datos de estudiantes en formato Excel


e)

Consulta estadística de estudiantes en Base de Datos

f)

Consulta de estudiantes con Prerrequisitos pendientes

g)

Consulta Autorización de continuidad dada por el acudiente

h)

Consulta de estudiantes por RUM asignado


i)

Consulta de registros anecdotarios por tipo de Falta

j)

Consulta del estado actual de la matrícula y sus movimientos

k)

Consulta registros sobre la salud del estudiante

l)

Generar carnet de Papel para estudiantes


m)

Consulta de estudiantes beneficiarios del P.A.E.

    RELACIÓN DE PRIMER Y ÚLTIMO PUESTO
  • Cuadro de Honor
  • Estadistica General 1° y Último puesto por Periodos
  • Estadistica General 1° y Último puesto en el Informe Final
n)

Consulta de documentos anexos en la Inscripción


27

CALIFICACIONES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA


Ver Contenidos

a)

Relación de estudiantes con matrícula extraordinaria

b)

Relación de estudiantes remitidos para nivelación x Matrícula Extraor.

c)

Relación de estudiantes remitidos para homologación Matricula Extraor.

d)

Relación de estudiantes con novedad y que retornan mismo año lectivo


e)

Ingreso administrativo de calificaficaciones por Matrícula Extraordinaria

f)

Ingreso administrativo de calificaficaciones por Promoción Anticipada

g)

Ingreso administrativo de calificaficaciones por cambio de Modalidad


28

REPORTES EN LINEA


Ver Contenidos

a)

Planilas y Listados por grupo

b)

Planillas y Listados para estudiantes del Modelo Escuela Nueva

c)

Planillas y Listados para control diaria de Restuarante Escolar

d)

Planilla Mensual para control de asistencia por grupo y asignatura


e)

Planilla General de diseño Libre

f)

Constancias de Estudio (Incluye firma digital y código de barras)

g)

Constancia de Matrícula (Incluye firma digital y código de barras)

h)

Constancia para Familia en Acción (Incluye firma digital y código de barras)


i)

Constancia Retiro de Estudiante (Incluye firma digital y código de barras)

j)

Constancia para Cajas de Compensación (Incluye firma digital y código de barras)

k)

Constancia para personal docente (Incluye firma digital y código de barras)

l)

Constancia para personal Administrativo (Incluye firma digital y código de barras)


m)

Certificado Parcial de estudios (Incluye firma digital y código de barras)

n)

Certificado de estudios Año Finalizado (Incluye firma digital y código de barras)

o)

Acto Administrativo por Promoción Anticipada (Incluye firma digital y código de barras)

p)

Acta de Grado


q)

Informe Valorativo Resumen por Periodos (incluye Firmas digitales)

r)

Informe Valorativo Detallado por Periodos (incluye Firmas digitales)

s)

Informe Final (Último boletín automático)

t)

Relación de estudiantes beneficiarios para pago de familias en acción


u)

Informe de estudiantes mariculados, retirados, activos, con tasa de reprobación académica

v)

Reporte de asistencia docentes y administrativos

  • Consulta selectiva colectiva y consolidada
  • Registro de permisos e inasistencias

29

SESIONES FOTOGRÁFICAS


Ver Contenidos

a)

Carga de fotografía de estudiantes - Control de pagos

b)

Dispositivo autorizado para el uso del APP

c)

Consulta de Fotografías registradas en base de datos


30

ENCUESTA DE CARACTERIZACIÓN PARA EL ENFASIS DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA


Ver Contenidos

a)

Tes de Intelgencias múltiples - Interpretación de reultados

  • Tabulación de la encuesta
b)

Encuesta de caracterización de áreas

  • Tabulación de la encuesta
c)

Encuesta de desempeño académico y convivencial

  • Tabulación de la encuesta

31

CONSULTAS PARA IMPRESIÓN DE CARNETS DATACARD


Ver Contenidos

a)

Listar estudiantes para generar el Carnet Data Card

b)

Generar carnet data card primera cara

c)

Generar carnet data card segunda cara